Punto de venta: la caja en el celular
La caja es donde entra la plata y donde nace cada dato del negocio. Si la venta no queda bien registrada ahí, ningún reporte de fin de mes va a cuadrar.
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Por qué decimos punto de venta y no POS
En Colombia, “POS” también es el nombre de un documento de la DIAN: el documento equivalente POS electrónico, que expiden quienes están obligados a facturar. SoftPay no expide ese documento. Por eso hablamos de punto de venta o de caja: el lugar donde usted registra cada venta.
El comprobante que entrega SoftPay aclara que no es una factura, y no es un descuido: si usted no está obligado a facturar y expide factura por su cuenta, pasa a quedar obligado. Vea ¿SoftPay hace factura electrónica?
El problema
En muchos negocios la caja es una gaveta: entra la plata, sale el producto y nada queda escrito. Al final del día sobra o falta una plata que nadie explica, y al final del mes queda la duda de cómo le fue.
Cuando hay registro, suele ser en papel y hecho después, de memoria, con el día ya terminado. Lo que llega al cuaderno es una reconstrucción aproximada de lo que pasó.
El detalle que casi nadie nota: el error no está en el reporte, está en el origen. Ninguna herramienta arregla después un dato que nunca se anotó.
Cómo se nota en su negocio
- La caja no cuadra y nadie sabe en qué venta empezó la diferencia.
- El inventario miente, porque la salida del producto no se anotó junto con la venta.
- La fila se frena por un precio. Alguien va a mirar a la estantería mientras el cliente espera.
- No sabe cómo le pagaron. Cuánto fue en efectivo, cuánto con tarjeta, cuánto quedó fiado: todo terminó en un solo total.
- El fiado se va por fuera, en un cuaderno aparte que nadie más entiende.
Cómo lo resuelve SoftPay
La venta queda registrada en el momento
Producto, cantidad, precio, medio de pago y cliente quedan guardados al vender. Vender y registrar es un solo paso, sin pasar a limpio en la noche, que es justo donde la información se pierde.
Medios de pago separados
Cada venta queda como efectivo, tarjeta débito, tarjeta crédito (cobradas en su datáfono) o fiado, cada uno por su lado. Al cerrar, usted cuadra el efectivo con lo que hay en la gaveta y lo de tarjeta con el cierre del datáfono, en vez de pelear con un solo total.
Las vueltas, calculadas
Usted digita con cuánto le pagan y la caja le dice cuánto devolver. Menos errores de vueltas en la hora pico.
Inventario y caja al mismo tiempo
La misma venta descuenta el inventario y entra a la caja. Un registro, tres efectos: la estantería, la gaveta y el reporte cuentan la misma historia. Vea el control de inventario.
El fiado sin salir de la caja
Si el cliente lleva para pagar después, la venta queda como fiado a su nombre, sin cuaderno aparte. Vea el cuaderno de fiados.
Cuadre de caja
Al final del día usted compara lo que SoftPay registró con lo que hay en la caja. La diferencia aparece el mismo día, cuando todavía se recuerda qué pasó. Vea cómo hacer el cuadre de caja.
Comandas para mesas (plan Negocio)
Si tiene mesas, usted abre la comanda de cada una, agrega lo que van pidiendo y cobra al final. Vea comidas rápidas y panaderías.
Sin instalar nada
La caja funciona en el navegador del celular, de la tablet o del computador. No necesita servidor en el local ni licencia por equipo.
Lo que el punto de venta no hace
Los límites reales, para que no los descubra en la prueba:
- No expide factura electrónica ni POS electrónico de la DIAN.
- No se conecta con el datáfono. Usted cobra en su datáfono y marca en la venta que fue con tarjeta; lo que el banco le consigna no entra solo al sistema.
- Nequi, Daviplata y Bre-B todavía no son un medio de pago de la caja. La caja registra efectivo, tarjeta débito, tarjeta crédito y fiado; en los abonos de fiado sí puede marcar Nequi, Daviplata o Bre-B.
- No funciona sin internet. Si en su zona la señal se cae seguido, téngalo en cuenta.
- No se conecta con la balanza. Lo que vende por peso se registra digitando el valor.
- Impresora y lector de código de barras: el buscador de la caja acepta el lector, pero pruebe sus equipos durante los 7 días gratis antes de pagar.
Un día en el mostrador
La rutina que la caja reemplaza:
- Usted abre la caja con la base para las vueltas.
- Cada venta pasa por la caja: producto, cantidad y medio de pago.
- El inventario baja solo, sin que nadie tenga que acordarse.
- El fiado queda a nombre del cliente, en el mismo lugar.
- Al cierre, el cuadre compara lo registrado con lo que hay, medio por medio.
- Si hay diferencia, se revisa hoy y no a fin de mes.
Lo que por fin puede responder
- ¿Cuánto vendí hoy y cuánto fue en efectivo, con tarjeta y en fiado?
- ¿La caja de ayer cuadró?
- ¿Qué producto salió más esta semana?
- ¿Cuánto se fue en fiado este mes?
- ¿Cuántas ventas hice hoy?
- ¿Cuánto vendí esta semana comparado con la anterior?
En qué plan está
| Plan | Precio (COP, IVA incluido) | La caja en este plan |
|---|---|---|
| Comercio | $29.900 al mes o $269.000 al año | La caja completa: venta con medio de pago, vueltas, fiado, inventario y cuadre de caja. 1 usuario. |
| Negocio | $39.900 al mes o $359.000 al año | La misma caja, más comandas para mesas, catálogo con pedidos por WhatsApp, inventario avanzado e importación de productos. Hasta 3 usuarios. |
Los dos planes se prueban 7 días gratis, con todo incluido y sin tarjeta. Vea los planes.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que instalar algo para usar la caja?
No. SoftPay funciona en el navegador del celular, de la tablet o del computador. No necesita servidor en el local.
¿La caja funciona con lector de código de barras?
El buscador de la caja acepta la lectura del código. Pruebe su lector durante los 7 días gratis antes de pagar.
¿La caja funciona sin internet?
No. Necesita conexión, por datos o wifi.
¿Registra pagos por Nequi, Daviplata y llave Bre-B?
Hoy no como medio de pago propio: la caja registra efectivo, tarjeta débito, tarjeta crédito y fiado. Los abonos de fiado sí se pueden marcar como Nequi, Daviplata o Bre-B. SoftPay no está conectado a esas apps: que la plata llegó lo confirma usted en su celular.
¿Se conecta con mi datáfono?
No. Usted cobra en su datáfono y marca en la venta que fue con tarjeta. La comparación con lo que le consigna el banco es manual.
¿El comprobante de SoftPay sirve como factura?
No. El comprobante de SoftPay aclara que no es una factura. SoftPay no expide factura electrónica ni POS electrónico de la DIAN.
¿Tiene comandas para mesas?
Sí, en el plan Negocio. Usted abre la comanda de la mesa, agrega lo que piden y cobra al final.
¿En qué plan está la caja?
En los dos. El plan Comercio ($29.900 COP al mes) ya trae la caja completa con cuadre; el plan Negocio ($39.900 COP al mes) le suma comandas, catálogo y más usuarios.