No responsable de IVA: ¿debo facturar?
Respuesta corta: si usted es persona natural, cumple todas las condiciones del no responsable de IVA y no está en el Régimen SIMPLE, la DIAN no le exige factura electrónica ni POS electrónico. Si falla una sola condición, sí debe facturar. Esta guía las explica una por una.
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La regla en pocas palabras
La Resolución DIAN 000227 de 2025, que reúne las normas de facturación, dice quiénes no están obligados a expedir factura electrónica ni documento equivalente POS electrónico. Entre ellos están las personas naturales no responsables de IVA (artículo 1.5.1.1.3.4).
Para ser no responsable de IVA hay que cumplir todas las condiciones del parágrafo 3 del artículo 437 del Estatuto Tributario. Si falla una sola, usted es responsable de IVA y debe facturar. Y quien está inscrito en el Régimen SIMPLE debe facturar siempre.
Las condiciones, una por una
Revise cada una. En 2026 la UVT es de $52.374 (Resolución DIAN 000238 de 2025), así que 3.500 UVT son $183.309.000. Para lo de 2025 vale la UVT de ese año, $49.799 (Resolución DIAN 000193 de 2024): 3.500 UVT son $174.296.500.
| Condición | Qué quiere decir | Cómo saberlo |
|---|---|---|
| 1. Ingresos menores a 3.500 UVT | Los ingresos brutos de la actividad deben ser menores a 3.500 UVT tanto en el año anterior como en el año en curso ($174.296.500 para 2025 y $183.309.000 para 2026). | Sume todas las ventas del año, no la ganancia. En promedio son unos $15,3 millones al mes. |
| 2. Un solo establecimiento | No tener más de un establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio donde ejerza la actividad. | Si abrió un segundo local, deja de cumplir. |
| 3. Sin franquicias ni concesiones | En el local no se desarrollan actividades bajo franquicia, concesión, regalía, autorización u otro sistema de explotación de intangibles. | Si vende bajo una marca ajena con contrato de franquicia o concesión, no cumple. |
| 4. No ser usuario aduanero | No ser usuario aduanero, es decir, no hacer operaciones de comercio exterior en esa calidad. | Una sola importación o exportación a su nombre, aunque sea ocasional, le hace perder la condición (Concepto DIAN 015156 de 2026). |
| 5. Contratos por debajo del tope | No haber celebrado, en el año anterior ni en el año en curso, contratos de venta de bienes o de servicios gravados por valor individual igual o mayor a 3.500 UVT: $174.296.500 para 2025 y $183.309.000 para 2026. | Un solo contrato grande basta para dejar de cumplir. |
| 6. Consignaciones por debajo del tope | Las consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras que vienen de actividades gravadas con IVA no superan 3.500 UVT en el año anterior ni en el año en curso. | Sume lo que le consignan o transfieren por el negocio a sus cuentas. |
A eso se suma una regla aparte: quien está inscrito en el Régimen Simple de Tributación (SIMPLE) está obligado a facturar electrónicamente, aunque sus ingresos sean bajos (Resolución DIAN 000227 de 2025, artículo 1.5.1.1.3.3).
La trampa de la factura voluntaria
Si usted no está obligado y aun así expide factura por su cuenta, pasa a quedar obligado (parágrafo 1 del artículo 1.5.1.1.3.4 de la Resolución 000227). Por eso conviene cuidar lo que le entrega al cliente.
El comprobante que entrega SoftPay aclara que no es una factura. No es un descuido: es para que un recibo de su negocio no se confunda con una factura.
Lo que sí le toca: el libro fiscal
Quien no está obligado a facturar debe llevar el libro fiscal de registro de operaciones diarias (artículo 616 del Estatuto Tributario). Según la norma, el libro:
- Es uno por cada establecimiento, con la identificación de quien lo lleva.
- Tiene las páginas numeradas (foliado).
- Registra las operaciones de cada día, anotadas a diario, en forma global o una por una.
- Al final de cada mes, totaliza lo que pagó en compras de bienes y servicios, con base en las facturas que le expidieron, y los ingresos del mes.
- Se mantiene en el negocio: la DIAN puede pedirlo en una visita.
Los reportes de SoftPay le dan las ventas de cada día con su total, pero no reemplazan solos el libro: faltan las compras del mes con base en las facturas, las páginas numeradas y la identificación. Si quiere usarlos como apoyo del libro fiscal, confírmelo antes con su contador.
Si sí está obligado
Si no cumple alguna condición o está en el SIMPLE, debe expedir factura electrónica o documento equivalente POS electrónico en sus ventas. SoftPay no hace ninguno de los dos, así que necesita otra herramienta para eso:
- Si factura poco, por ejemplo a un cliente empresa de vez en cuando, la DIAN ofrece una solución gratuita de facturación. Requiere RUT y habilitación.
- Si vende mucho al detal y debe documentar cada venta, digitar todo dos veces no es viable. En ese caso SoftPay solo no le basta: necesita un sistema que emita la factura o el POS electrónico en cada venta.
No facturar estando obligado tiene sanciones, que pueden llegar a la clausura del establecimiento por tres días (artículo 657 del Estatuto Tributario).
Revise su caso en un minuto
La herramienta ¿Tengo que facturar? le hace las preguntas de esta guía una por una y le dice si, según lo que responda, la DIAN le exige factura.
Fuentes: Resolución DIAN 000227 de 2025 (artículos 1.5.1.1.3.3 y 1.5.1.1.3.4); Estatuto Tributario, artículo 437 (parágrafo 3); artículo 616 (libro fiscal); artículo 657 (clausura); UVT de 2026 según la Resolución DIAN 000238 de 2025; UVT de 2025 según la Resolución DIAN 000193 de 2024; Concepto DIAN 015156 de 2026 (usuario aduanero); Facturación gratuita DIAN. Consultadas el 24 y 25 de octubre de 2026.
Preguntas frecuentes
¿Quién no está obligado a facturar en Colombia?
Entre otros, la persona natural no responsable de IVA: ingresos menores a 3.500 UVT tanto en el año anterior como en el año en curso ($174.296.500 para 2025 y $183.309.000 para 2026), un solo establecimiento, sin franquicias, sin ser usuario aduanero y con contratos y consignaciones por debajo del tope. Quien está en el Régimen SIMPLE sí debe facturar.
¿Cuánto es el tope de 3.500 UVT en 2026?
Con la UVT de $52.374 para 2026, el tope es de $183.309.000 de ingresos brutos en el año. Para los ingresos de 2025 vale la UVT de ese año: $174.296.500.
Si estoy en el Régimen SIMPLE, ¿debo facturar?
Sí. Los inscritos en el Régimen SIMPLE están obligados a expedir factura electrónica, sin importar el valor de sus ingresos.
¿Qué pasa si facturo sin estar obligado?
Pasa a quedar obligado a facturar. Por eso el comprobante de SoftPay aclara que no es una factura.
¿Tener dos locales me obliga a facturar?
Sí. Una de las condiciones del no responsable de IVA es tener un solo establecimiento. Con dos o más, debe facturar.
¿Qué es el libro fiscal de registro de operaciones diarias?
Es el registro que debe llevar quien no está obligado a facturar (artículo 616 del Estatuto Tributario): un libro por establecimiento, con su identificación y las páginas numeradas, donde se anotan las operaciones de cada día y, al final de cada mes, el total de las compras (con base en las facturas que le expidieron) y de los ingresos. Se mantiene en el negocio.
¿SoftPay hace factura electrónica?
No. SoftPay no hace factura electrónica ni POS electrónico de la DIAN. Es para controlar el negocio: caja, inventario, fiados y ganancia real.