Control de inventario para tienda

Por qué el inventario siempre se desordena

El motivo más común no es la pereza: es que la venta y el inventario se vuelven dos cuentas separadas. La venta pasa en el mostrador y el descuento del inventario queda para después. Como el después depende de que alguien se acuerde, el desorden empieza en días.

La solución de fondo es que el descuento pase en el mismo momento de la venta. Eso es lo que hace una caja conectada al inventario, sin nada sofisticado: simplemente elimina el segundo paso.

Paso 1 — Haga el inventario inicial sin cerrar la tienda

El error clásico es cerrar la tienda para contarlo todo y abandonar a mitad de camino. Empiece distinto:

1. Haga la lista de los productos que más vende. Casi siempre son pocos los que hacen la mayor parte de las ventas.
2. Cuente lo que hay de esos productos en la estantería y en la bodega.
3. Registre de cada uno la cantidad, el precio de venta y el costo.
4. Complete el resto a medida que surte: cuando llegue mercancía nueva, regístrela antes de ponerla en la estantería.

Paso 2 — Que toda venta pase por el mismo lugar

No sirve un registro perfecto si la mitad de las ventas sale sin anotar. Eso incluye la venta fiada, la del vecino que pagó después y la que hizo el ayudante mientras usted no estaba. Toda salida de mercancía tiene que dejar rastro.

Paso 3 — Registre lo que entra y lo que se pierde

El pedido del proveedor, la devolución de un cliente, lo que se dañó, lo que se venció y lo que se sacó para la casa. Un inventario que solo registra ventas se descuadra casi tan rápido como uno que no registra nada.

Paso 4 — Sepa cuánta plata tiene en la estantería

Con cantidades y costos registrados, este número deja de ser un cálculo a ojo:

Paso 5 — Surta con datos, no de memoria

Con cientos de productos, revisarlo todo es imposible. La curva ABC ordena los productos por su peso en las ventas:

Lo que más le interesa está en la clase C: ahí suele estar la plata quieta que usted no sabía que tenía.

Errores comunes

• Contar el inventario una vez al año y creer que el número sirve todo el año.
• Registrar el precio de venta y olvidar el costo.
• Dejar el fiado por fuera del registro.
• Surtir de memoria en vez de mirar lo que se vendió.
• Hacer como si lo dañado y lo vencido no existiera.

Cómo le ayuda SoftPay

Cada venta que pasa por la caja de SoftPay descuenta el inventario, y el registro guarda la cantidad y el costo de cada producto. Las entradas y salidas se registran en el mismo lugar. Con el plan Negocio, el inventario avanzado suma tallas, colores y la curva ABC. Vea el control de inventario.